Claves del Éxito: Estrategias y Herramientas de los Property Managers de Rentas Cortas más Exitosos

En el competitivo mundo de las rentas cortas, los property managers exitosos no improvisan. Detrás de su rendimiento sobresaliente hay una combinación de tecnología, estrategia, análisis y experiencia. Desde Asohost, compartimos una visión integral de las prácticas que están marcando la diferencia en Colombia y América Latina.

1. Uso de PMS y Channel Manager: el corazón de la operación

El uso de un Property Management System (PMS) y un Channel Manager bien integrados no es una opción, es una necesidad. Estas herramientas permiten:

Automatizar reservas y disponibilidad en múltiples plataformas.
Centralizar la gestión de tarifas, calendarios y comunicación con huéspedes.
Reducir errores manuales y ahorrar tiempo operativo.

En este frente, destacan soluciones como:

Kunas PMS: una plataforma colombiana robusta, con enfoque en rentas cortas, que permite integración directa con canales y manejo contable.
Octorate: ideal para operaciones diversificadas, con channel manager potente, motor de reservas propio y herramientas para upselling.
Icnea: un sistema europeo con fuerte presencia en LATAM, adaptable a modelos de negocio de alquiler vacacional, colivings o urban stays.

2. Inteligencia Artificial aplicada al día a día

La IA ya no es ciencia ficción: los property managers exitosos la usan para:

Generar respuestas automáticas personalizadas para huéspedes.
Analizar reseñas para detectar patrones de mejora.
Automatizar precios dinámicos según demanda, estacionalidad o eventos locales.

Además, herramientas como ChatGPT o PriceLabs con IA integrada permiten tomar decisiones basadas en datos en tiempo real.

3. Revenue Management: más allá de solo subir tarifas

El Revenue Management es uno de los diferenciadores clave. Esto implica:

Segmentar tarifas según canales y duración de la estadía.
Aprovechar calendarios de demanda local.
Realizar pruebas A/B con estrategias de precios.

Un buen revenue manager no solo maximiza ingresos, también mejora la ocupación sin sacrificar experiencia.

4. Gestión eficiente de limpieza y mantenimiento

Un property manager exitoso tiene claro que la excelencia operativa está en los detalles. Para ello:

Digitaliza la programación de limpiezas y tareas de mantenimiento.
Usa apps como Turno o Breezeway para asignar tareas a personal externo.
Implementa checklists y seguimiento con evidencias fotográficas.

Esto garantiza estancias impecables y reduce costos por emergencias o quejas.

5. Estrategias y canales para captar nuevas propiedades

Captar propietarios es una labor comercial estratégica. Los gestores exitosos:

Tienen presentaciones de servicios profesionales con métricas claras.
Muestran casos de éxito y testimonios de otros dueños.
Usan campañas de email, SEO local y LinkedIn para generar leads.
Asisten a eventos, foros sectoriales o ferias como Expohost para conectar con inversionistas.

6. Marketing digital y experiencia del huésped

Desde la construcción de marca hasta la fidelización, el marketing digital es clave. Entre las prácticas destacadas están:

Optimizar perfiles en Airbnb y Booking con descripciones persuasivas y fotos profesionales.
Crear páginas web propias para reservas directas con motores como Lodgify o Smoobu.
Implementar estrategias de email marketing y remarketing.
Solicitar activamente reseñas y gestionar la reputación en línea.

7. Estrategias complementarias: pensar como empresa, actuar como anfitrión

Además de lo técnico y operativo, el éxito sostenido requiere una base sólida en áreas clave de negocio:

Contabilidad y Finanzas:

Uso de software contable integrado con PMS para tener visibilidad de ingresos y egresos en tiempo real.
Modelos de costos por propiedad y análisis de rentabilidad por unidad.
Planificación financiera y control de caja para escalar con sostenibilidad.

Cumplimiento legal y estructuración jurídica:

Contratos de administración claros con propietarios.
Gestión del cumplimiento normativo en propiedad horizontal, RNT y obligaciones tributarias.
Asesoría legal especializada en alianzas como la que ofrece Asohost con PGP Abogados, firma aliada para brindar soporte en normativa turística, inmobiliario y comercial.

Profesionalización del equipo:

Manuales operativos, capacitación constante y políticas de servicio.
Formalización laboral o contratación tercerizada eficiente.

En conclusión, ser property manager hoy implica ser un estratega, tecnólogo, comunicador y empresario. Las herramientas están disponibles, pero el diferencial está en cómo se usan y en la visión que se tiene del negocio. Desde Asohost, acompañamos esta evolución con formación, networking y representación gremial.